Schlagworte können in der Nextcloud auch automatisch vergeben werden. Dafür kann man einfache „Wenn“ „Dann“ Abläufe definieren, zum Beispiel: Wenn der übergeordnete Ordner mit dem Tag „Test“ verschlagwortet ist, sollen alle Dateien in dem Ordner den Tag „Test2“ erhalten.

Voraussetzungen für das automatische vergeben von Schlagworten / Tags in der Nextcloud

Grundvorraussetzung ist das ein Nextcloud-Admin die Apps „Files automated tagging“ sowie „Collaborative tags“ installiert und aktiviert hat. Danach findet jede Benutzer*in in seinen Einstellungen unter dem Punkt „Ablauf“ die grüne Kachel „Schlagworte automatisch zuweisen„.

Einen neuen Ablauf in der Nextcloud für das Automatische Vergeben von Schlagworten erstellen

Im folgenden erklären wir anhand eines konkreten Beispiels, wie man einen Ablauf erstellt. Alle Dateien, die unterhalb des Ordners Test hochgeladen werden, sollen den Tag (das Schlagwort) „Test2″ erhalten.

Vorarbeiten

Zu allererst erstellen wir die „gemeinsam genutzten“ Schlagworte „Test“ und „Test2„. Wie das geht haben wir hier erklärt. Leider kann die Nextcloud keine Schlagworte anhand eines übergeordneten Ordners vergeben, daher nutzen wir einen Trick benutzen und geben dem übergeordneten Ordner den Tag „Test„.

Soll der Ablauf nur für mich sein, definiere ich diesen im Punkt „Ablauf“ im oberen, persönlichen Bereich der Einstellungen.
Soll der Ablauf für alle Benutzer*innen geleten, definiert man diesen als Nextcloudadmin im Bereich „Ablauf“ im unteren, Verwaltungsbereich der Einstellungen

Der Ablauf

Sind die Vorarbeiten erledigt klick man auf die Schaltfläche „Neuen Ablauf hinzufügen“ in der grünen Kachel. Danach erstellt man folgende Regel:

Wenn „Datei wurde geändert“

und „Kollaborativer Tag an Datei“ „ist getaggt mit“ „Test“ ->

„Schlagwort automatisch zuweisen“

„Test2“

Das war es schon, viel Spaß beim ausprobieren und rumexperimentieren mit den Nextcloud Abläufen. Es ist natürlich noch viel mehr möglich.