Kurze Anleitung: Dieser Artikel erklärt, was Vorlagen in ONLYOFFICE für Nextcloud sind und wie Sie sie als Administrator einrichten.
Was sind Vorlagen?
Vorlagen sind vorgefertigte Dokumente (Word, Excel, PowerPoint), die in Nextcloud gespeichert werden. Wenn Benutzer ein neues Dokument erstellen, können sie eine Vorlage auswählen und sparen sich so das manuelle Einrichten von Layout, Logo und Formatierung.
Stellen Sie sich einen Briefbogen vor: Alles ist vorbereitet, Sie müssen nur noch den Text einfügen.
Unterstützt werden Word-Dokumente (.docx), Excel-Tabellen (.xlsx) und PowerPoint-Präsentationen (.pptx).
Wofür werden Vorlagen verwendet?
Vorlagen sorgen für Konsistenz und sparen Zeit. Alle Dokumente sehen gleich aus, wichtige Informationen sind vorgegeben und müssen nicht jedes Mal neu eingetragen werden. Der größte Vorteil: Formulare und Vorlagen müssen nicht mehr auf jedem PC gespeichert werden, sondern sind zentral in der Cloud für alle verfügbar.
Wie funktionieren Vorlagen?
Als Administrator laden Sie Vorlagen in den ONLYOFFICE-Einstellungen hoch. Diese werden in Nextcloud gespeichert. Benutzer können die Vorlagen beim Erstellen neuer Dokumente auswählen. ONLYOFFICE erstellt dann eine Kopie der Vorlage, die bearbeitet werden kann, während die Originalvorlage unverändert bleibt.
Voraussetzung ist eine aktuelle Nextcloud-Installation (ab Version 21) mit installiertem und konfiguriertem ONLYOFFICE.
Vorlagen einrichten
- Gehen Sie in Nextcloud zu Einstellungen → Verwaltung → ONLYOFFICE.
- Speichern Sie ggf. Ihre Server-Einstellungen.
- Scrollen Sie zum Abschnitt „Gemeinsame Vorlagen“.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).
- Wählen Sie die Vorlagendatei (
.docx,.xlsxoder.pptx) von Ihrem Computer aus. - Die Vorlage wird hochgeladen und erscheint in der Liste.
- Die Vorlage ist sofort für alle Benutzer verfügbar.
Über die Symbole neben jeder Vorlage können Sie diese herunterladen oder löschen.
Daraufhin werden die Vorlagen als Optionen beim Erstellen von Dokumenten angezeigt:
Formular-Vorlagen erstellen
ONLYOFFICE unterstützt auch Formulare.
- Gehen Sie im gewünschten Ordner auf Neu → Neue Formularvorlage.
- Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie Enter.
- Wählen Sie Aus einen Textdokument oder erstellen die Formularvorlage als Leer.
- Im Editor können Sie Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen und Berechnungsfelder einfügen.
Tipps für Administratoren
Benennen Sie Vorlagen aussagekräftig (z. B. Rechnung_2024.docx statt Vorlage1.docx). Testen Sie neue Vorlagen vor dem Rollout mit einer kleinen Gruppe.