Nextcloud Mail ist ein Webmail, direkt in ihrer Nextcloud. Sie können damit beliebige Postfächer als IMAP Postfach abrufen und die Mails direkt in der Nextcloud bearbeiten.
Vorbereitung als Nextcloud Administrator
Damit der Nextcloud Webmailer funktioniert, muss man als Admin ein paar Dinge vorbereiten.
Zuallererst muss man die App Mail aktivieren.
Danach geht man als Admin in die Administration Einstellungen unter Groupware und sucht nach dem Punkt Mail-App. Der Check Schalter zusätzliche E-Mail-Konten in der Benutzereinstellungen zulassen, muss aktiviert sein.
Sollten Sie ein zentrales Benutzermanagementsystem betreiben, bei denen sich ihre Benutzer mit demselben Daten in ihr Postfach einloggen wie in den Nextcloud, können Sie auch neue Einstellungen hinzufügen und die Konten automatisiert bereitstellen.
In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie keine zentrale Benutzerverwaltung nutzen.
E-Mail-Konto hinzufügen
Wenn Ihre Benutzer die Mail-App öffnen, werden Sie aufgefordert Ihr E-Mail-Konto zu verbinden. In diesem Beispiel zeige ich, wie man sein HKN Nextcloud-Mail Konto einrichtet.
- Füllen Sie das folgende Formular wie folgt aus:
- Name: Ihr Name
- E-Mail-Adresse: Ihre Mailadresse
- IMAP-HOST: hknmail.de
- Klicken Sie auf Manuell
- IMAP-Sicherheit
- SSL/TLS
- IMAP Port: 993
- IMAP-Benutzer: Ihre Mailadresse
- IMAP-Passwort: Ihr Passwort
(!!! wenn sie 2FA für Mail nutzen, müssen Sie einen Passcode generieren!!!) - SMTP-Host: hknmail.de
- SMTP Sicherheit: STARTTLS
- SMTP-Port: 587
- SMTP-Benutzer: Ihre Mailadresse
- SMTP-Passwort: Ihr Passwort
(!!! wenn sie 2FA für Mail nutzen, müssen Sie einen Passcode generieren!!!)
- Auf Verbinden klicken – fertig
Tipps für Nextcloud Mail
Klicken Sie ganz unten Links auf Mail-Einstellungen um Nextcloud-Mail für sich anzupassen.
Sie können unter anderem das Layout beeinflussen, Mail als Standrard App für Mailto Links definieren, Textblöcke (Vorlagen) erstellen oder S/MIME Zertifikate verwalten.
Klicken Sie unter Kontoeinstellungen auf Ihre Mailadresse können Sie zum Beispiel für das ausgwählte Konto eine Signatur definieren, wählen wie Sie schreiben möchten (nur Text oder Rich-Text mit Formatierungen).
Ausserdem können Sie Standardordner auswählen oder eine automatische Papierkorblöschung definieren.
Zuletzt können Sie noch in der linken Spalte hinter jedem Ordner auf die drei Punkte klicken um weitere Optionen angezeigt zu bekommen. Zum Beispiel ob diese in Hintergrund synchronisiert werden sollen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Mail in der Übersicht, können Sie unter weitere Optionen aus der Mail direkt eine Besprechung organisieeren oder eine Aufgabe erstellen.
Praktische Widgets
Damit man seine Mails direkt auf der Startseite hat, stehen einem die Widgets Ungelesene E-Mail und Wichtige E-Mail zur Verfügung.