Das Sendet Outlook Add-in bietet die Möglichkeit große Datei-Anhänge einfach und sicher per Mail zu teilen. Folgend zeigen wir wie das Teilen von Dateien und Freigeben eines „Ablageortes“ oder auch Briefkasten aussieht.
Teilen von Dateien
Beim Erstellen einer Mail müssen Sie oben unter „Sendent“ und auf „Share Files“ klicken.
Nun können Sie via „drag and drop“ also das hineinziehen von Dateien in das neue Fenster hinzufügen. Unter den Punkten „Set password“ können Sie ein beliebiges Passwort setzen oder eins generieren lassen. Unter „Set date“ können Sie einen Zeitpunkt definieren ab wann die Freigabe nicht mehr gültig ist und im letzten Bereich können sie einen Namen definieren, unter diesem wird das Dokument in der Cloud gespeichert.
Wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, können Sie auf Upload klicken und die gewünschte Datei wird hochgeladen.
Direkt nach dem Hochladen werden in Ihrer Mail die nötigen Infos für den Empfänger hinterlegt.
Auf der Seite des Empfängers sieht es folgend aus.
Über den Link und das Kennwort kann der Empfänger sich zugriff auf die für Ihn geteilte Datei verschaffen.
Und nun kann der Empfänger die Datei ganz einfach herunterladen.
Erstellen eines „Ablageortes/Briefkastens“
Wie auch schon beim Teilen, kann man hier ebenfalls Kennwort, Ablaufdatum und Namen definieren.
Nach dem Upload sieht es folgend aus. Der Text ist leicht anders (dieser lässt sich unter „Settings“ anpassen).
Wie beim klassischen Freigabe-Link, kann auch der Empfänger hier Dateien-Hochladen und neue Dokumente erstellen.
Einstellungen
Unter Einstellungen (Settings), lassen sich allerlei Anpassungen vornehmen.
Beispielsweise kann man die Texte individualisieren, in denen die Zugangsdaten stehen.
Natürlich kann man auch Anpassungen für die Gäste Accounts vornehmen.